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Règlement des factures :
Les factures peuvent être payées en
plusieurs fois et en plusieurs modes de règlement.
Suite à l'enregistrement d'une
facture ou après avoir réouvert une facture et
cliqué sur le bouton continuer de la fenêtre
facture, la fenêtre suivante s'affiche :
Si cette facture n'est pas
réglée immédiatement, utilisez le cadre règlement
à échéance. Cochez la case Echéance. Une date
d'échéance est calculée automatiquement en
fonction du délai entré dans la configuration de
votre entreprise mais vous pouvez modifier
manuellement cette date:
Si
cette facture est réglée immédiatement, utilisez
le cadre règlement comptant:
Sélectionnez le mode de
règlement. Si vous sélectionnez un mode de
règlement autre que Espèces, le montant de la
facture s'affiche dans le cadre somme versée mais
si cette facture est payée en partie, modifiez
cette valeur en fonction du règlement. Si vous
sélectionnez Espèces, entrez la somme versée dans
le cadre correspondant et la somme à rendre
s'affiche dans le cadre Somme à rendre. Si le
règlement de cette facture subit des frais de
transaction, cochez la case Frais de transaction
et entrez le montant des frais.
Dans le cas de l'utilisation du
programme en gestion de caisse rapide type
supermarché, le mode de règlement par défaut sera
Espèces et vous pouvez sélectionner les autres
modes disponibles à l'aide de raccourcis clavier
numérique /1 à /9. Dans ce mode toutes les
opération courantes effectuées à partir de cette
fenêtre peuvent être effectuées à l'aide du clavier
numérique sans utilisation de la souris.
Cliquez ensuite sur le bouton
Valider. Ceci va clôturer le document et à moins
que vous ayez décoché Edition facture
automatique, la facture va s'afficher dans la
fenêtre d'édition. L'édition du document dans la
fenêtre d'édition permettant l'impression se fait
automatiquement si la case Edition facture
automatique est cochée sinon vous pouvez utiliser
le cadre édition du document (notamment en cas de
réouverture d'un document déjà enregistré :
duplicata de facture ou réimpression d'une facture
acquittée suite au règlement etc..). Le cadre
édition du document vous permet de changer le
modèle de document sélectionné. Vous pouvez par
exemple préférer utiliser un modèle simplifié
économisant les consommables d'impression pour
tous les documents à usage interne.
Un bouton Fiche client vous
permet d'ouvrir la fiche du client à partir de
cette fenêtre et le bouton Ajouter
dans le cadre dossier client vous permet de
rajouter une note en rapport avec cette facture
dans le dossier du client (voir rubrique
concernant les fiches client).
Le cadre Ticket vers facture est
utilisé si vous utilisez le programme en mode
gestion de caisse rapide avec impression de ticket
(désactivé sinon) et qu'un client vous demande une
facture pour sa comptabilité. Le ticket va alors
être modifié en facture à son nom. Dans ce
cas bien que pour vous cette vente reste associée
au client-caisse anonyme, vous pourrez imprimer une
facture à son nom qui sera valable pour
sa comptabilité. Le numéro du document facture
étant le même que le document ticket ayant servi à
créer cette facture il s'agit donc bien d'une
facture numérotée conforme en tant que telle aussi
bien du côté de votre client que du vôtre. La
seule différence est que cette facture reste
associée pour vous au client-caisse et non à un
client nommé. Si vos utilisez le programme en
gestion de caisse rapide avec impression de ticket
vous devez simplement imprimer les factures issues
de ticket en double exemplaire (ou enregistrer une
copie d'impression à l'aide d'une imprimante pdf).
Le plus simple étant de créer des modèles
d'impression doubles (voir rubrique concernant la
création des modèles de document)
Une fois le document clôturé
cliquez sur le bouton Fermer.
Note : Si vous êtes arrivé à
cette étape à partir de la création d'une nouvelle
facture et non pas la réouverture d'une facture
déjà enregistrée, vous ne pouvez pas fermer cette
fenêtre sans clôturer le document d'une manière ou
d'une autre qu'il y ait règlement ou pas. En cas de
nécessité d'annuler une vente à ce stade
(découverte d'une erreur rétractation du client etc..) vous devez clôturer ce document en validant
une échéance de paiement (au jour même par
exemple) et cliquez sur Fermer. Dans la barre
d'outil principale du programme, cliquez sur le
bouton Réouvrir ce qui a pour effet de réafficher
la facture. Transformez cette facture en avoir et
cliquez sur le bouton Enregistrer puis clôturer le
document avec règlement à la même échéance.
Vous avez réalisé une opération blanche sans
anomalie au niveau de votre comptabilité
(numérotation continue des documents) ni au niveau
du stock.
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