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Facture, devis, prise
de commande :
La même fenêtre est utilisée
pour créer une nouvelle facture, devis ou pour
enregistrer une commande. Seuls certains éléments
seront ou non actifs et certains textes de bouton
peuvent changer en fonction du type de document ou
du statut du document.
Grâce aux raccourcis clavier
numérique il est possible de saisir un document
complet sans utiliser la souris.
Facture :
Cliquez sur le bouton Facture de
la barre d'outils ou tapez /1 au clavier pour
afficher la fenêtre de saisie d'une nouvelle
facture.
Devis :
Cliquez sur le bouton Facture de
la barre d'outils ou tapez /2 au clavier pour
afficher la fenêtre de saisie d'un nouveau devis.
Commande :
Cliquez sur le bouton Commande =>
Nouvelle commande de la barre d'outils ou tapez /3
au clavier pour afficher la fenêtre de saisie
d'une nouvelle commande.
Ticket :
Raccourci /0 Utilisation du
programme en mode caisse rapide type supermarché :
Lecture optique + clavier numérique et possibilité
d'effectuer toutes les opérations sans recours à la
souris.
Ticket de caisse :
Tapez /0 au clavier pour afficher
la fenêtre de saisie en mode caisse rapide de type
supermarché et utilisation du client caisse.
La
fenêtre de saisie de facture/devis/commande.
Entrez le nom ou le début du nom
de votre client dans la case Nom. A partir de la
3ème lettre lorsque vous cessez la frappe le
programme va chercher en base de données si un
client de ce nom ou ayant une grande similitude de
nom existe déjà dans la base de données et si oui
vous proposera de choisir dans une liste ou de
créer un nouveau client.
Le client existe déjà :
Si le client existe déjà ou si une ou plusieurs similitudes ont été
trouvées à partir du début de nom entré, une liste
va s'afficher pour vous permettre de sélectionner
ce client :
Si aucun des clients figurant dans
la base ne correspond, cliquez sur le bouton
nouveau.
Le client n 'existe pas :
S'il s'agit d'un nouveau client
,une nouvelle fiche client va s'afficher.
Remplissez la fiche et cliquez sur
le bouton Enregistrer (pour plus de détails sur
cette étape voir :
Fiche client). Une fois
la fiche client remplie, cliquez sur le bouton
Enregistrer ce qui aura pour effet d'enregistrer
le client dans la base de données et de retourner
à la fenêtre du document dont la partie client est
maintenant à jour.
Il existe 4
manières d'introduire des lignes dans le document
à partir de cette fenêtre :
-
Saisie directe au
clavier d'une référence locale ou produit.
-
Saisie des
références au lecteur optique.
-
Saisie par
recherche dans le catalogue (bibliothèque de
prix).
-
Entrée d'une ligne
manuellement sans aucun lien avec votre catalogue
ou bibliothèque de prix.
Il est possible de
changer de mode de saisie directement par les
raccourcis clavier /1 /2 /3.
1 : Saisie directe
au clavier d'une référence locale ou produit (mode
actif par défaut ou après avoir tapé /1 ou cliqué
dans le champ Référence): Le focus s'étant
positionné automatiquement sur le champ Référence,
entrez au clavier la référence à insérer dans la
ligne de la facture puis tapez * puis le nombre
(si différent de 1). Tapez ensuite sur la touche
Entrée du clavier ou cliquez sur le bouton
Ajouter. Selon votre choix vous pouvez entrer des
références locales ou de références produit
éventuellement avec un lecteur de code barre bien
que dans ce cas il soit préférable d'utiliser la
méthode No 2.
2 : Saisie des
références avec un lecteur optique. C'est le mode
de saisie rapide permettant d'utiliser le
programme en gestion de caisse de type supermarché
accessible après avoir tapé /2 ou cliqué sur le
bouton Code barre.
La boîte de
dialogue de saisie s'affiche :
Scannez le code
barre de l'article celui-ci est mémorisé
immédiatement. Si l'article est unitaire scannez
le deuxième article. Pour multiplier la saisie
tapez * nombre. Pour corriger une erreur de saisie
(du nombre par exemple) tapez *0 ce qui aura pour
effet d'effacer la dernière entrée. Une fois tous
les articles scannés appuyez sur entrée ou cliquez
sur Terminer. Si besoin vous pouvez reprendre la
saisie en tapant à nouveau /2. Ceci permet
d'actualiser le document pour vérifier quelque
chose puis de reprendre la saisie des articles.
3 : Saisie par
recherche dans le catalogue : Cliquez sur le
bouton Catalogue ou tapez /3 ce qui aura pour
effet d'ouvrir le catalogue :.
Naviguez dans la
colonne de gauche du catalogue jusqu'à la
référence à insérer. Pour insérer une référence
vous pouvez soit double cliquer sur celle-ci dans
la liste de gauche soit après avoir sélectionné la
référence à partir de la liste de gauche cliquer
sur le bouton Valider. La fenêtre du catalogue va
se fermer et la référence se retrouvera dans le
champ Référence du document en cours. Vous pouvez
alors cliquer sur le bouton Ajouter ou taper Entrée
ou taper * nombre pour insérer la référence avec
le nombre voulu dans la ligne en cours du
document.
Voir les rubriques
correspondantes pour connaître toutes les
fonctionnalités du catalogue.
4 : Entrée d'une
ligne manuellement sans aucun lien avec votre
catalogue ou bibliothèque de prix : Cliquez sur le
bouton Nouvelle ligne ce qui activera les champs à
saisir de la ligne. Entrez la quantité, la
référence, la désignation, le prix de base, le
taux de remise (1 par défaut), le taux de tva si
différent de votre taux par défaut, le type de
produit et cliquez sur le bouton Valider. Le bouton
Annuler vide et referme la ligne sans
l'enregistrer dans le document.
Le bouton éditer
permet de saisir la désignation sous la forme d'un
paragraphe et non d'une simple ligne. La fenêtre
suivante s'affiche avec éventuellement la
désignation déjà saisie:
Vous pouvez alors
entrer une désignation plus compète avec une
description. Si le document en cours de création
est un devis, le bouton Description est actif et
si vous cliquez dessus la totalité du champ
description de cette référence dans le catalogue
sera ajoutée. Cette fonctionnalité sera mise à
profit pour la création de devis rédigés
(prestations de services, travaux, bâtiment, etc..)
conjointement au choix du modèle de document
approprié. (voir rubrique correspondante).
Le champ Taux de
remise manuel permet d'appliquer un taux de remise
global pour toutes les lignes du document (sauf
les éventuels frais d'expédition saisis à l'aide de
la fonction de calcul automatique des frais
d'expédition voir rubrique correspondante). Vous
pouvez entrer un taux de remise de 10%
indifféremment d'une des manières suivantes : 0.9,
10%, -10% le résultat sera le même.
NOTE : un taux de
remise a pu être entré automatiquement en fonction
du type de client (particulier, professionnel,
association, etc..) si vous utilisez cette
fonctionnalité (voir rubrique
correspondante).
Le bouton
Recalculer permet de mettre à jour le résultat du
document (calcul des taxes et totaux). Même si
vous n'utilisez pas ce bouton le document sera
toujours remis à jour à l'enregistrement. Ceci
évite simplement une perte de temps du au calcul
du résultat à chaque nouvelle ligne dans le cas
d'un document de grande longueur.
Le bouton Supprimer
permet de supprimer une ligne après sélection de
celle-ci.
Le bouton Calcul
auto du cadre Frais d'expédition permet de
calculer automatiquement si besoin les frais
d'expédition en fonction des paramètres de chacune
des références et du mode d'expédition choisi
(voir rubrique correspondante)
Les boutons du
menu de droite :
Les bouton de ce
menus ne sont actifs que si la fonction
correspondante est disponible en fonction du
document et de son statut.
Fichier :
Enregistrer :
permet d'enregistrer provisoirement un document en
cours pour pouvoir le reprendre ultérieurement et
éventuellement sur un autre poste. Le document est
enregistré en tant que fichier mais pas dans la
base de données. Cette fonction est utile en cas
de travail long sur un devis que l'on ne peut pas
finir immédiatement et qui devra être repris plus
tard ou pour libérer le programme dans le cas d'un
client demandant une réflexion ou autre et pour
pouvoir traiter un autre document dans l'attente.
Restaurer : Permet
de rouvrir un document qui avait été
provisoirement enregistré pour le reprendre.
Attention à la gestion du stock : votre stock peut
avoir changé entre l'enregistrement provisoire du
document et sa réouverture. Les fonctions
d'enregistrement provisoire et restauration sont
plutôt destinées aux devis et prises de commande
qu'aux factures.
Transformer en :
Facture, Commande,
Devis : Il s'agit des fonctions classiques de
transformation d'un document en un autre. Par
exemple un devis est transformé en commande (avec
éventuellement des modifications par rapport au
devis initial) puis en facture. Autre
exemple au cours d'une vente un client demande un
délai de réflexion; la facture en cours de
création sera alors transformée en devis etc..
Avoir : Ce bouton
sert principalement dans le cas où il est
nécessaire de procéder à un remboursement total ou
partiel d'une facture. Il suffit de rappeler
le document puis de cliquer sur le bouton Avoir
pour que toutes les quantités (et donc les
montants) passent en négatif. Dans le cas d'un
avoir partiel vous pouvez supprimer des lignes ou
modifier les quantités. Dans tous les cas le stock
suivra le retour des marchandises et restera
toujours juste. (voir dans la rubrique concernant
le paiement comment sera géré le remboursement d'une facture
selon que celle-ci ait été déjà payée ou non). Dans
le cas exceptionnel où il serait nécessaire de
retransformer un avoir en facture (??) il faut à
nouveau utiliser le bouton Avoir pour inverser à
nouveau les quantités qui redeviendront donc
positives.
Exécution commande
: N'est actif que si le document est une commande
enregistrée. Ce bouton exécute la commande
(transformation en facture) en la supprimant du
carnet de commandes. (voir rubrique
correspondante).
Annuler tout :
permet d'annuler totalement le document en cours
si celui-ci n'est pas déjà enregistré en base de
données. Une confirmation est demandée.
Fermeture :
Enregistrer :
Enregistre le document en base de données et passe
à l'étape suivante en fonction du type de document
et de son statut. Par exemple fenêtre de règlement
pour une facture non encore payée. La même action
se produit en entrant /9 au clavier numérique.
Modifier :
Enregistre les modifications apportées à un
document déjà enregistré en base de données en
fonction du type de document, de son statut et des
autorisations en cours (il est toujours possible de
modifier une commande mais pas forcement une
facture).
Modèle de document
: Ce bouton permet de sélectionner directement à
partir de cette fenêtre le modèle d'impression du
type de document actif ce qui est utile dans le
cas d'un type de document dont l'action sur le
bouton Enregistrer lance directement la fenêtre
d'édition du document imprimable : (devis,
commandes). Et ceci seulement dans le cas où il
est nécessaire d'utiliser un modèle de document
différent de celui actuellement chargé. (Voir
rubrique correspondant à l'édition et à la
sélection des modèles d'impression).
Un exemple de facture :
Réduction de la
fenêtre :
Comme toutes les
grandes fenêtres de ce programme, un double clic
sur le bandeau de gauche enroule la fenêtre sans
la fermer. A nouveau un double clic sur le
bandeau la déroule. Ceci en plus de l'utilisation
du bouton de réduction de la fenêtre en icône qui
reste disponible.
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